Office Manager mit kaufmännischem Schwerpunkt (w/m/d)

Die Baustein GmbH ist ein erfahrenes Projektmanagement- und Beratungsunternehmen mit Sitz in München. Mit unseren Leistungen in allen Bereichen des Bauprojektmanagements arbeiten wir mit modernen Tools an einem Ziel: Dem Erfolg unserer Kunden. Unser Team aus Architekten und Ingenieuren betreut anspruchsvolle Bauprojekte aus den Bereichen Hochbau und Infrastruktur überwiegend im Großraum München.

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Deine Aufgaben:

Organisation von Kreditoren- und Debitorenprozessen inkl. Rechnungsprüfung, Versand, Mahnwesen und Ablage
Organisation und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten- und Dienstwagenbelegen
Unterstützung der Mitarbeitenden bei abrechnungsbezogenen Rückfragen
Pflege abrechnungsrelevanter Unterlagen und Organisationsdaten
Unterstützung der Geschäftsführung bei Projektakquise und Vertragsorganisation
Organisation, Koordination und operative Betreuung der Seminar- und Eventlocation „Baustein Kraftwerk“ einschließlich Buchungsmanagement, Veranstaltungsdurchführung, Dienstleisterkoordination und Kundenbetreuung
Pflege und Strukturierung des firmeninternen SharePoint
Aufbau und Pflege des QM‑Leitfadens sowie Weiterentwicklung interner Prozesse
Operative Koordination von Datenschutz- und Arbeitsschutzthemen (Dokumentation, Organisation)
Pflege von Vertragsunterlagen und Sicherstellung einer strukturierten, revisionssicheren Ablage

Dein Profil:

Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
Sehr strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365 (insb. Outlook, Word, Excel, SharePoint)
Verlässlichkeit, Diskretion und Organisationsstärke
Freundliches, verbindliches Auftreten und Teamfähigkeit

Wir bieten:

Eine unbefristete Festanstellung mit Einstieg zum 1. September 2026
Eine verantwortungsvolle und vielseitige Position mit engem Kontakt zur Geschäftsleitung
Teamgeist und ein professionelles, kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
Gestaltungsspielraum zur Weiterentwicklung interner Prozesse
Moderne Arbeitsmittel und langfristige Perspektive
30 Tage Urlaub pro Jahr
Jobticket
Firmenfitness (Wellpass)

Wir freuen uns auf deine Bewerbung im PDF-Format mit Angabe deiner Gehaltsvorstellungen, gerne per E-Mail an karriere@baustein.com oder nutze unser Bewerbungsformular.

Wir berücksichtigen ausschließlich Direktbewerbungen und bitten Personalvermittlungen daher, von einer Kontaktaufnahme abzusehen.

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